وظایف منشی چیست؟
وظایفی که یک منشی باید به خوبی بشناسد و به آنها پایبند باشد را در چند مورد می توان بیان کرد. اصل امانت داری و تعهد به کار از مهمترین مواردی است که یک منشی باید به آن پایبند باشد. داشتن روابط عمومی عالی در این محیط، پوشش مناسب با محیط کار، آشنایی با سیستم و رایانه، داشتن مدرک تحصیلی حداقل دیپلم و در برخی موارد کارشناسی و کارشناسی ارشد نیاز است. از مهمترین وظایف منشی جوابگویی به تماس ها و برقراری ارتباط بین دو طرف مکالمه و مشخص کردن زمان قرار و دیدار افراد می باشد. نگهداری و ثبت اسناد مختلف و بایگانی داده از دیگر وظیفه ای است که یک منشی حرفه ای و کار بلد باید انجام دهد. وظایف منشی در همه کشورها به صورت معمول مشترک است. (بیشتر بخوانید: 12 Essential Secretary Duties)
منشی آشنا به امور دفتری و اداری باید چه ویژگی داشته باشد؟
استخدام منشی آشنا به امور دفتری که گاها کارمند اداری نیز خوانده می شود یکی از مهمترین بخش های جذب منشی می باشد. ادارات دولتی و خصوصی زیادی در سراسر کشور فعالیت دارند که برای سامان دهی به کارهای خود نیاز به یک منشی کاربلد و خبره دارند. این توانایی ها به این صورت است؛ آشنایی با روند اداری کار و اتوماسیون اداری از مهمترین توانایی های لازم برای این افراد خواهد بود و بهتر است یک دوره آموزشی در این باره دیده باشند. آشنایی های لازم با اینترنت به جهت خواندن ایمیل و جوابدهی به آنها، فکس و تایپ برای مواقع مختلف نیز لازم و ضروری است.
فردی که به این منظور استخدام می شود باید نامه نگاری با بخش های مختلف را به خوبی آموزش دیده باشد. پیام های کاغذی را آرشیو کند و سامان ببخشد. وقت های ملاقات و تماس های تلفنی را برنامه ریزی کند. با مراجعه کنندگان برخورد درست و قاطعی داشته باشد. دفاتر از جمله مراکزی هستند که مراجعه کنندگان فراوانی در طول روز در آن رفت و آمد می کنند منشی باید بداند با توجه به قانون و عرف با این مراجعه کنندگان دفتری و اداری برخورد نماید. تعیین وقت دیدار با مدیر را برای آنان فراهم آورد.
منشی آشنا به کامپیوتر
کامپیوتر از ابزارهای است که بیشتر اطلاعات دفتر، کار یا شرکت و سازمان در آن ذخیره می شود و بیشتر داده ها باید در این رایانه بایگانی شوند و فایل های مخصوص به خود را داشته باشند. اکسز یا ورد و نرم افزارهایی مختلف و آشنایی با اپیلیکشن های مختلف در شغل منشی گری بسیار کارایی دارد. در دنیای دیجیتالی امروزی تسلط بر روی رایانه از اهمیت بالایی برخوردار است. در بسیاری از موقع شرط اصلی استخدام منشی، آشنایی به کامپیوتر خواهد بود. آشنایی با این ابزار یکی از مهمترین نیازهای این شغل می باشد. افرادی که در رشته های کامپیوتر و حسابداری تحصیل کرده‌اند در این رشته موفق تر عمل می کنند. خوشبختانه شرط تحصیل در همه این آگهی های استخدام قید نشده است بنابراین افرادی که توانایی ارتباط برقرار کردن و روابط عمومی بالا و آشنایی با کامپیوتر را داشته باشند نیز در این رشته استخدام خواهند شد. کارگزینی سوالات متداول را در هنگام استخدام از افراد می پرسد که بر اساس آنها منشی را پذیرش میکند.
.jpg)
استخدام منشی به چه صورت است؟
چالش های مختلفی مانند جلب رضایت مدیران و از طرفی راضی نگه داشتن مراجعه کنندگان، هماهنگی با محیط کار از نظر اجتماعی و فرهنگی و.. از جمله چالش هایی هستند که یک منشی با آنها روبرو می شود. فردی که برای استخدام مراجعه می کند باید توانایی بالایی داشته باشد تا این چالش ها را پشت سر بگذراند. اکثر مدیران به دنبال استخدام افرادی هستند که توانایی لازم همچون:
• آشنایی با قوانین اداری
• آشنایی با اتوماسیون
• آشنایی با کامپیوتر
• آشنایی با نامه نگاری اداری
• تایپ کردن
• اصول گزارش نویسی
• آشنایی با ورد و اکسز
• آداب لباس پوشیدن در محیط کاری
را داشته باشند.
برخی نیز بر روی جنسیت فرد (زن یا مرد بودن) یا پیر و جوان بودن تاکید زیادی دارند.
استخدام منشی که آشنایی به امور اداری و دفتری داشته باشد از مهمترین دغدغه‌های مدیران است به همین سبب است که آگهی‌های مختلفی در این زمینه منتشر می‌کنند و به دنبال فردی با تجربه در این زمینه هستند. استخدام منشی مطب، شرکت، سازمان‌های مختلف اداری و دولتی، دفاتر خرد و کلان و .. از جمله موقعیت‌های شغلی است که یک منشی می‌تواند برای آنها رزومه ارسال کند. هر مرکز که اقدام به استخدام میکند دارای یکسری قوانین خاص است که منشی باید تابع این قوانین باشد و از آنها پیروی کند. ممکن است ساعات کاری مختلفی را لازم باشد در دفتر یا مطب بماند و با افراد مختلفی در ارتباط باشد. مکانی مانند مطب‌های شخصی گاهی منشی ممکن است تا پاسی از شب را در مطب بماند و این شرایط را بپذیرد.
به طور معمول منشی با افراد مختلفی با فرهنگ های متنوع روبرو است در برخی از مواقع با یک فرد عصبانی روبرو می شود باید توانایی صحبت و برخورد مناسب با این شخص را داشته باشد. دایره لغات کلماتش را بالا ببرد و توانایی های اجتماعی خود را به کار ببندد تا اوضاع را آرام کند. همه این موارد برای استخدام منشی در نظر گرفته می شود.
بازار کار منشی
در هر شرکت و ارگانی که وارد می شویم ابتدا نیاز است هماهنگی های لازم را با منشی انجام دهیم از این رو اهمیت وجود منشی و بازار پر‌رونق این حرفه را به خوبی درک می کنیم. برخی از موارد منشی باید با تمام اصول کار مانند کامپیوتر و نرم افزارهای مختلف آشنا باشد و در مواردی تنها اخلاق و ارتباط مناسب با مشتری لازمه کار خواهد بود.
فرصت شغلی زیادی به صورت روزانه در کاریابی های مجازی به نمایش گذاشته می شود که کار جویان محترم با بررسی موقعیت و فرصت های شغلی منشی برای پیدا کردن شغل اقدام می‌کنند. در حال حاضر آگهی ها به صورت روزانه مورد بررسی قرار می گیرد و کارفرما منتظر ارسال رزومه افراد توانمند و شایسته می باشد.
سخن پایانی
ورود به تمامی رشته‌ها و مشاغل نیازمند داشتن مهارت ها و توانایی های مخصوص به خود هستند و دانستن وظایف و مهارت های هر رشته می‌تواند کمک قابل‌توجهی در انتخاب درست مسیر شغلی و تحصیلی یک فرد داشته باشد. به همین دلیل در این مطلب با معرفی شغل منشی و وظایف و مهارت های مورد نیاز آن، کوشیدیم تا دید بهتری از این حرفه در اختیار شما عزیزان قرار دهیم.
