اما قبل از خرید پرینتر کارت، معمولاً این سؤال مطرح میشود که هزینه واقعی چاپ کارت شناسایی از چه بخشهایی تشکیل شده است؟ بررسی هزینهها از تمام جوانب کمک میکند تا سازمانها با دید بهتری دستگاه مناسب را انتخاب کنند و تصمیم دقیقتری بگیرند.
در این مطلب، تمامی هزینههای مرتبط با چاپ کارت شناسایی را بررسی میکنیم تا بتوانید یک برآورد کلی از هزینههای این فرآیند داشته باشید.
هزینههای پنهان چاپ کارت پرسنلی چیست؟
برای چاپ کارت پرسنلی درون سازمانی، باید هزینههای مختلفی را در نظر گرفت. بسیاری از سازمانها هنگام تصمیمگیری فقط هزینه خرید دستگاه را بررسی میکنند، در حالی که راهاندازی یک سیستم چاپ کارت شامل بخشهای دیگری هم میشود. برخی از مهمترین هزینهها عبارتاند از:- دستگاه: خرید پرینتر کارت اولین قدم برای شروع فرآیند شخصیسازی و چاپ کارت شناسایی است. در این مرحله باید مدلهای مختلف، فناوری چاپ و امکانات هر دستگاه را بررسی کنید تا بتوانید گزینه مناسب را انتخاب کنید. بعد از انتخاب مدل موردنظر، باید قیمت دستگاه را از نمایندگیهای معتبر استعلام بگیرید. برای مثال، قیمت دستگاه فارگو یا سایر برندهای موجود در بازار میتواند با توجه به مدل، امکانات و قابلیتهای دستگاه متفاوت باشد. بررسی دقیق این موارد کمک میکند تا قبل از خرید، برآورد مناسبی از هزینه اولیه داشته باشید.
- تعمیرات: هزینه تعمیرات پرینتر کارت را هم باید همیشه در نظر گرفت. در بهترین حالت، کمترین هزینه مربوط به سرویس و بررسی دورهای دستگاه توسط متخصص است و پرهزینهترین بخش معمولاً به تعویض هد چاپگر مربوط میشود. البته این هزینهها با توجه به گارانتی ارائه شده توسط فروشگاه، در سالهای ابتدایی استفاده معمولاً چندان قابل توجه نیستند و بیشتر پس از گذشت مدت زمان مشخصی ممکن است شامل حال پرینتر شوند.
- نیروی انسانی: برای چاپ کارت در سازمان، باید فردی به عنوان اپراتور دستگاه در نظر گرفته شود. این فرد میتواند یک نیروی تمام وقت باشد یا مسئول بخش انفورماتیک سازمان که آموزشهای لازم را ببیند و با نحوه کار با پرینتر کارت آشنا شود. آشنایی با دستگاه به اپراتور کمک میکند تا علاوه بر استفاده صحیح، نگهداریهای اولیه را هم انجام دهد. اختصاص دادن یک نیروی مشخص برای این کار، بخشی از هزینههای چاپ داخلی کارت محسوب میشود.
هزینه چاپ کارت درونسازمانی چگونه محاسبه میشود؟
تمام هزینههایی که در بخش قبلی بررسی کردیم، مربوط به خرید دستگاه و راهاندازی سیستم چاپ کارت در سازمان بود. حالا باید بررسی کنیم که هزینه واقعی چاپ هر کارت چگونه محاسبه میشود.در سادهترین حالت، هزینه چاپ هر کارت به دو بخش اصلی یعنی ریبون و کارت خام بستگی دارد. هر ریبون تعداد مشخصی چاپ انجام میدهد و با توجه به نوع چاپ و مدل آن، ظرفیت مشخصی دارد. در کنار آن، کارت خام PVC هم هزینه مشخصی دارد که باید در محاسبه نهایی در نظر گرفته شود.
بنابراین برای بهدست آوردن حداقل هزینه چاپ هر کارت، ابتدا باید قیمت ریبون را بر تعداد کارتهایی که با آن چاپ میشود تقسیم کنیم. سپس هزینه بهدست آمده را با قیمت هر کارت خام جمع کنیم تا قیمت چاپ کارت پرسنلی اولیه برای یک کارت مشخص شود.
چه عواملی قیمت نهایی هر کارت را تغییر میدهند؟
علاوه بر هزینه پایه چاپ کارت، عوامل دیگری هم وجود دارند که قیمت نهایی هر کارت را تعیین میکنند و باید در محاسبات در نظر گرفته شوند. نوع کارت شناسایی یکی از مهمترین این عوامل است؛ زیرا کارتهای PVC ساده، کارتهای مگنتدار و کارتهای هوشمند، قیمتهای متفاوتی دارند. در مواد مصرفی نیز نوع ریبون مورد استفاده تاثیر مستقیمی بر هزینه چاپ دارد و ریبونهای رنگی، تکرنگ یا امنیتی هزینههای متفاوتی به ازای هر کارت ایجاد میکنند.در کنار این موارد، تیراژ چاپ و فناوری مورد استفاده نیز در تعیین قیمت نهایی نقش مهمی دارند. در تیراژهای بالا، معمولاً هزینه هر کارت کاهش پیدا میکند؛ زیرا هزینههای ثابت بین تعداد بیشتری کارت تقسیم میشود. از طرف دیگر، چاپ غیرمستقیم (Retransfer) به دلیل استفاده از مواد مصرفی بیشتر، هزینه بالاتری نسبت به چاپ مستقیم (DTC) دارد.
در نهایت، هزینههای نگهداری دستگاه، سرویسهای دورهای و استهلاک قطعات را هم نباید نادیده گرفت. این هزینهها شاید به صورت مستقیم در قیمت هر کارت دیده نشوند، اما در محاسبه هزینه واقعی چاپ کارت در بلند مدت تاثیرگذار هستند و باید به صورت یک ضریب ثابت در برآورد نهایی در نظر گرفته شوند.
خرید کارت پرینتر فارگو چه زمانی اقتصادی است؟
پاسخ به این سؤال کمی چالشبرانگیز است؛ زیرا شرایط هر سازمان با دیگری تفاوت دارد. با این حال، برای برخی مجموعهها داشتن پرینتر کارت یک نیاز واقعی محسوب میشود و بدون آن انجام بخشی از کارها با مشکل مواجه خواهد شد. برای مثال، دانشگاهها، هتلها و مجموعههایی که از کارتهای شناسایی یا قفلهای کارتی استفاده میکنند، بهطور مداوم به صدور و چاپ کارت نیاز دارند.در چنین سازمانهایی، سفارش کارت به چاپخانه معمولاً گزینه مقرونبهصرفهای نیست؛ زیرا علاوه بر هزینه چاپ کارت پرسنلی، زمان تحویل و مدیریت صدور کارت نیز اهمیت پیدا میکند. به همین دلیل، خرید پرینتر کارت فارگو یا سایر پرینترهای حرفهای کارت در بسیاری از این مجموعهها، در بلند مدت انتخاب اقتصادیتری محسوب میشود و کنترل بیشتری روی فرآیند صدور کارت در اختیار سازمان قرار میدهد.
چگونه هزینه چاپ کارت پرسنلی را کاهش دهیم؟
کاهش هزینه چاپ کارت پرسنلی معمولاً با مدیریت صحیح مواد مصرفی آغاز میشود. یکی از موثرترین راهکارها، انتخاب مواد مصرفی متناسب با نیاز واقعی سازمان است. برای مثال، اگر کارتها تنها شامل متن یا بارکد هستند، استفاده از ریبون تکرنگ میتواند هزینه چاپ را بهمراتب کمتر از ریبونهای رنگی کند.همچنین چاپ کارتها به صورت یکجا و در تیراژ بالاتر معمولاً باعث میشود هزینه مواد مصرفی کاهش پیدا کند.
خرید عمده کارت خام و ریبون نیز هزینه نهایی هر کارت را کمتر میکند.
از سوی دیگر، بخشی از هزینههای چاپ کارت به ضایعات و استهلاک دستگاه مربوط میشود. استفاده از کارتهای PVC استاندارد، بررسی اطلاعات کارت قبل از چاپ و آموزش اپراتور میتواند از چاپهای اشتباه و هدر رفت کارت جلوگیری کند و هزینه کارت پرینتر را کاهش دهد.
جمعبندی
در مجموع، هزینه چاپ کارت پرسنلی فقط به قیمت کارت و ریبون بستگی ندارد و نحوه استفاده از دستگاه و مدیریت فرآیند چاپ هم روی هزینه نهایی تأثیر میگذارد. اگر دستگاه مناسب انتخاب شود، مواد مصرفی درست استفاده شوند و از چاپهای اضافی و خطاها جلوگیری شود، هزینه چاپ هر کارت کمتر خواهد شد.به همین دلیل، برای کاهش هزینهها بهتر است به جای انتخاب ارزانترین گزینه، راهکاری را انتخاب کنید که در طول زمان هزینه کمتری برای سازمان ایجاد کند.
سوالات متداول
۱. هزینه چاپ هر کارت پرسنلی چگونه محاسبه میشود؟با جمع هزینه کارت خام و هزینه مصرف ریبون برای چاپ هر کارت.
۲. آیا چاپ کارت درونسازمانی بهصرفه است؟
برای سازمانهایی با تعداد چاپ بالا، معمولاً در بلندمدت اقتصادیتر است.
۳. چه عواملی هزینه چاپ کارت را افزایش میدهند؟
نوع کارت، ریبون، تیراژ چاپ و روش چاپ از عوامل اصلی هستند.
۴. چگونه هزینه چاپ کارت را کاهش دهیم؟
با انتخاب مواد مصرفی مناسب، کاهش خطاهای چاپ و نگهداری درست از دستگاه.
۵. آیا ریبون ارزانتر همیشه انتخاب بهتری است؟
خیر، کیفیت و سازگاری ریبون با دستگاه اهمیت بیشتری دارد.
