گویندگی تلفن گویا به ظاهر بسیار ساده به نظر میرسد، اگر بخواهید این کار اصولی انجام شود، باید کمی بادقت و حوصلهی بیشتری وارد این مسئله شوید. در این مطلب در رابطه تلفن گویا و کاربری آن در کسب و کارهای امروزی صحبت میکنیم. همچنین به شرح نکاتی میپردازیم که دانستن آنها میتواند در بهترین بودن نتیجهی کار مؤثر باشد.
گویندگی تلفن گویا
تلفن گویا در واقع پیامی است که از قبل ضبط شده است. این پیام میتواند با توجه به محتوای هر کسب و کاری متفاوت باشد. پیامی است که فرد تماس گیرنده پیش از آن که با نیروی انسانی صحبت کند، آن را میشنود. تلفن گویا از دو بخش اصلی تشکیل شده است:سیستم تلفنی بخش اول است که امکان اجری فرامین صوتی را فراهم میکند و صدا و پیامی که قصد داریم توسط سیستم تلفنی، مسیردهی مدنظرمان را به تماس گیرندگان برساند، بخش دوم به حساب میآید.
حال این سؤال مهم و اساسی مطرح میشود که اصلاً چرا کسب و کارها به گویندگی تلفن گویا نیاز دارند؟ برای آن که به این سؤال پاسخ دهیم به بررسی مزیتهای استفاده از تلفن گویا و گوینده مناسب آن میپردازیم.
.png)
مزیت های استفاده از گویندگی تلفن گویا چیست؟
اگر نگاهی به بزرگترین شرکتهای دنیا بیندازید، خواهید دید که تمامی آنها از تلفن گویا استفاده میکنند. در واقع حجم تماسهای دریافتی در این شرکتها زیاد است و تنها چارهی کار و مدیریت این شرایط، استفاده از تلفن گویا است. به عنوان مثال، میتوان به شرکتهایی همچون اسنپ یا دیجی کالا اشاره کرد که از سیستم تلفن گویا استفاده میکنند و صدای گویندگان آنها به نحوی است که فرد به راحتی در پشت تلفن به انتظار میایستد.و اما مزایایی که گویندگی تلفن گویا برای کسب و کارها به دنبال دارد، عبارتند از:
اطلاع رسانی به صورت گویا
- فرد تماس گیرند پس از شنیدن پیغام، میتواند از طریق وارد کردن عدد مربوطه به اطلاعات مورد نظر خود دسترسی پیدا کند. اطلاعات میتوانند در مورد پرسشهای معمول افراد، فهرست قیمت، اخبار، اطلاعیه و… باشد.
- این بخش نیز همانند اطلاع رسانی گویا عمل میکند. تماس گیرنده پس از شنیدن پیغام راهنمایی، عدد مورد نظر خود را انتخاب میکند. تنها تفاوت آن این است که تمامی اطلاعات از جمله مدارک مالی، اطلاعات سازمان، بخشنامهها و … به صورت تصویری و نوشتاری برای مخاطب ارسال میگردد.
- در صورتی که خطوط داخلی پاسخگو نبوده و یا اشغال باشند، صندوق صوتی در اختیار تماس گیرندگان قرار میگیرد. بنابراین هر فرد میتواند محتوای مورد نظر خود را ثبت کند.
- از دیگر مزایای استفاده از گویندگی تلفن گویا، رسیدگی به شکایات و پیشنهادات است. در این بخش هر فرد میتواند شکایت خود را ثبت کرده و یک کد رهگیری دریافت کند. کارمند مربوطه مسئول شکایات را بررسی کرده و پاسخ فرد را ثبت میکند. فرد در آینده با تماس مجدد و وارد کردن کد رهگیری خود از پاسخ مطلع شود. که در آن تمامی امکانات صندوق صوتی وجود دارد.
در این بخش نیروی انسانی دخیل نیست و مشتری میتوانید در محیطی امن پیشنهادات و انتقادات خود را مطرح کند. هر کسب و کاری که این بخش را در سفارش گویندگی تلفن گویا در نظر بگیرد در واقع به مشتریان خود نزدیکتر شده است و میتواند در دریافت نظرات آنها در جهت افزایش رضایتمندی مشتریان خود پیشرو باشد.
اگر فکر میکنید کسب و کاری که اکنون در آن فعالیت میکنید نیاز به تلفن گویا و سفارش گویندگی دارد، لازم است علاوه بر خدماتی که مد نظر میگیرید، به صدای گوینده تلفن نیز اهمیت دهید. ناگفته نماند که گویندگی کار هر کسی نیست و در حال حاضر مجموعههای معتبری هستند که این امکانات را به بهترین شکل ممکن در اختیارتان میگذارند.
صدای فردی که پشت تلفن گویا است باید دارای یک سری ویژگیها باشد که در ادامه به طور خلاصه، به آنها اشاره میکنیم:
- راهنماییها و پیشنهادات ساده و روان باشند. برخی از تلفنهای گویا به قدری واحدها و داخلیهای زیادی دارند که مشتری از تماس خود پشیمان میشود. بنابراین لازم است که به سادهترین شکل ممکن، مسیر مشتری مشخص شود.
بهتر است از تمامی قابلیتهای صفحه کلید استفاده شود. از این طریق امکان بازگشت به منوی اصلی، ماندن در صف انتظار، بازگشت به منوی قبل و… برای مشتری وجود دارد.
بسته به حوزهای که فعالیت میکنند و مشتریان خود، جنسیت فرد گوینده را مشخص کنید. در برخی از کسب و کارها نیاز است که از گوینده آقا و در برخی سازمانها از خانمها برای گویندگی تلفن گویا استفاده شود.
بنابراین پیش از هر چیزی، لازم است در رابطه با نیاز مجموعه خود تحقیق کنید.
استفاده از گویندگی تلفن گویا چه نقشی در کسب و کارمان دارد؟
- تلفن گویا میتواند اولین درگاه ارتباطی شما با مشتریان بالقوهتان باشد. در بحث بازاریابی کسب و کار و ارتباطات، لازم است تأثیر اولیهتان بر روی مشتری مثبت باشد. در طول این سالها ثابت شده است که کسب و کارهایی با تلفن گویا، از مجموعههای خوب و قابل اعتماد هستند.
بخش زیادی از سرمایهتان را با استفاده از تلفن گویا حفظ خواهید کرد
نیازی نیست هزینهای را برای استخدام منشی بپردازید. با وجود گویندگی تلفن گویا در واقع یک منشی در اختیار دارید که هیچ گاه مرخصی نمیخواهد و خسته و بیحوصله نمیشود.
در کمترین زمان ممکن، مشتریان به بخش مورد نظرشان دسترسی خواهند داشت
حتی در صورتی که شرکت شما دارای بخشهای متعددی باشد، با وجود تلفن گویا، مشتری در کمترین زمان ممکن میتواند به بخش مورد نظر خود دسترسی داشته و پاسخهای مورد نیاز خود را دریافت کند.
علاوه بر کاهش هزینهها، با وجود یک منشی مجازی در واقع در یک بازی دو سر بر قرار میگیرید. نیازی نیست کارمندان وقت خود را برای تماسهای بیهوده از دست بدهند و میتوانند تمرکز بیشتری بر روی کارهای دیگر شرکت داشته باشند.
احتمال این که مشتریان زمانهای طولانی را پشت خط تلفن باشند، کاهش مییابد. با استفاده از تلفن گویا، امکان هدایت تماس گیرندگان براساس پارامترهای مختلفی همچون شماره و ساعت تماس، وجود دارد. بد نیست بدانید که برای تماس گیرندگان، زمان انتظار قابل قبول در حدود 30 ثانیه است.
.jpg)
درست است که در صورت انتخاب درست صدای گوینده تلفن و پارامترهای دیگر، زمان انتظار مشتریان کاهش مییابد. اما به طور کلی در حال حاضر هم در بهترین مراکز تماس، شاهد زمانهای طولانی انتظار هستیم. برای کاهش و بهبود اثر طولانی بودن زمان انتظار، میتوانید از شعارهای تبلیغاتی یا محتواهای کوتاه استفاده کنید. اگر به درستی و اصولی این کار انجام شود، خواهید دید که به زیبایی اهداف کسب و کارتان را به تماس گیرندگان منتقل کردهاید.